Codice Etico
O.G.M. S.P.A.

Introduzione
Principi Generali
Tutela del lavoro e rapporti con i dipendenti
Politica di tutela della salute e sicurezza sul lavoro ed ambientale
Rapporti con clienti
Rapporti con i fornitori e conferimento di incarichi professionali
Relazioni con la pubblica amministrazione
Trasparenza contabile e antiriciclaggio
Tutela della Privacy
Monitoraggio e Sanzioni

Introduzione

OFFICINE GRAFICHE MUZZIO S.p.A (in seguito “O.G.M”) è una società attiva dal 1962 nel settore della stampa, rilegatura e confezionamento di cataloghi di elevata qualità.

O.G.M. con delibera del Consiglio di Amministrazione ha adottato il presente documento che costituisce il Codice Etico. Il Codice Etico delinea i principi che ispirano l’attività d’impresa di O.G.M e che devono orientare il comportamento dei propri dipendenti e di tutti i soggetti con i quali entra quotidianamente in contatto (in seguito “Codice”).

O.G.M. intende porre grande attenzione alla selezione dei propri fornitori, i quali dovranno conformarsi alle regole individuate dal Codice sia in merito alle tematiche giuslavoriste sia, soprattutto, in merito alla filiera produttiva, con l’obiettivo quindi di selezionare solo fornitori che rispettino determinati standard e principi.

Le norme del presente Codice si rivolgono a tutti coloro che collaborano in modo continuativo con O.G.M., in particolare ai dirigenti, ai responsabili di funzione, ai dipendenti, ai consulenti, agli amministratori, ai sindaci e revisori contabili della stessa, nonché a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano a qualsiasi titolo rapporti e relazioni di collaborazione – comunque denominati – con O.G.M. od operano nell’interesse, in nome o per conto di quest’ultima: tutti i predetti soggetti collettivamente sono qui definiti i “Destinatari” del Codice.

Principi Generali

O.G.M. conforma la propria attività alle disposizioni deontologiche del presente Codice ed è essenziale che tutti i dipendenti si attengano al medesimo Codice, eseguendo i loro compiti con integrità: O.G.M. non intrattiene rapporti con chi non ispiri la propria attività ai principi posti a fondamento del presente Codice.

O.G.M. rispetta le leggi nazionali e/o locali, e svolge la propria attività sulla base dei seguenti principi:

Rispetto per tutti gli individui e, comunque, per ogni soggetto con il quale intrattenga rapporti d’affari;
Valorizzazione delle risorse umane, promozione della crescita professionale dei dipendenti;
Impegno nella creazione di un ambiente lavorativo sicuro e sano;
Sviluppo di eccellenti competenza tecnica e commerciale nello svolgimento delle proprie attività;
Aumento della competitività e della solidità finanziaria, nel rispetto di una sana e prudente gestione aziendale;
Comprensione delle esigenze dei clienti e degli azionisti;
Svolgimento dell’attività lavorativa con correttezza, onestà, professionalità e buonafede eguaglianza, imparzialità, veridicità, trasparenza e incorruttibilità costruendo relazioni positive con tutti gli interessati, compresi i dipendenti, i clienti e i fornitori.

Tutti i Destinatari, sia in Italia che all’estero, sono obbligati al rispetto del Codice e devono conformare il proprio comportamento ai principi in esso stabiliti. Tutti coloro che lavorano in O.G.M. o collaborano con essa sono tenuti a conoscere il Codice e le norme in esso espresse; devono astenersi dal porre in essere comportamenti contrari ad esse, devono contribuire attivamente alla sua attuazione ed al suo aggiornamento e miglioramento e segnalarne eventuali carenze.

O.G.M. si impegna a favorire e garantire la conoscenza del Codice presso tutti i Destinatari, divulgandolo e rendendolo noto a questi mediante specifiche e adeguate attività di comunicazione (sito web, consegna a tutti i dipendenti, sezioni dedicate nell’intranet e/o nel sito web aziendale, comunicazione via e-mail). Ogni aggiornamento, modifica e/o integrazione del Codice saranno tempestivamente divulgati a tutti i Destinatari con i mezzi idonei.

Tutela del lavoro e rapporti con i dipendenti

O.G.M. ritiene che fulcro centrale di ogni impresa siano i dipendenti, il cui lavoro e dedizione permettono a questa di perseguire i propri obiettivi.

I dipendenti di O.G.M. svolgono le proprie mansioni ispirandosi ai principi generali del rispetto e della correttezza reciproca, del rigore professionale, dell’altruismo e dell’onestà, sempre nel pieno rispetto di ogni normativa applicabile.

O.G.M. si rapporta con i propri dipendenti secondo i principi di valorizzazione del merito, della correttezza, della trasparenza, dell’armonia e della veridicità, cercando per quanto possibile di valorizzare anche le inclinazioni personali di ciascun individuo ed impiegando gli stessi sulla base delle loro capacità, abilità e attitudini personali. Obiettivo primario di O.G.M. è quello di garantire costantemente l’assenza di ogni forma di discriminazione tra i dipendenti, rispettando le loro differenze dovute all’età, al genere, allo stato civile, alla nazionalità, al credo religioso, all’orientamento sessuale, disabilità fisica o a qualsivoglia altra caratteristica.

O.G.M. garantisce ai propri dipendenti le migliori condizioni di lavoro possibili, cercando di elevarle costantemente, ritenendo che migliori condizioni lavorative permettano ai lavoratori migliori prestazioni e un più elevato grado di soddisfazione personale.

O.G.M. ritiene che lo sfruttamento del lavoro minorile sia una pratica riprovevole e si impegna fermamente a osservare tutte le leggi ed i regolamenti relativi alle ore di lavoro ed alle condizioni generali di lavoro per i minori, appurando sempre con certezza l’età dei propri dipendenti.

O.G.M. rifiuta categoricamente l’impiego di qualsivoglia coercizione, fisica o psicologica, sui propri dipendenti, ai quali garantisce di svolgere le proprie mansioni in maniera libera e autonoma.

O.G.M. impegna a garantire un ambiente di lavoro sicuro, sano, adeguatamente tutelato e produttivo ed a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza. A tutti i dipendenti viene richiesto di eseguire i loro compiti in modo sicuro e di segnalare prontamente eventuali condizioni che potrebbero costituire un rischio alla salute, alla sicurezza o all’ambiente.

I dipendenti di O.G.M. sono costantemente aggiornati sulle norme di sicurezza relative alle proprie mansioni e su come affrontare al meglio ogni eventuale emergenza che si dovesse verificare.

Il Codice è portato a conoscenza dei dipendenti mediante consegna di copia dello stesso a ciascuno di loro quando possibile o in un apposito spazio dedicato nell’ambiente di lavoro (intranet aziendale – cartelle condivise). Tutti i dipendenti sono, pertanto, tenuti a conoscere e comportarsi in conformità con il Codice, astenendosi da comportamenti a esso contrari; inoltre, essi informeranno eventualmente anche i terzi con i quali venissero in contatto delle prescrizioni del Codice e ne richiederanno la sua osservanza. Il presente Codice o le altre politiche e procedure di O.G.M. verranno aggiornati o modificati quando necessario e ai dipendenti viene richiesto di informarsi su eventuali aggiornamenti o modifiche (informazioni che sono portate a conoscenza mediante le cartelle di rete dedicate o intranet aziendale) e di adeguarsi agli aggiornamenti/modifiche.

L’onestà e la professionalità dei dipendenti sono valori e condizioni determinanti per il conseguimento degli obiettivi di O.G.M..

Ai dipendenti è richiesto di collaborare per mantenere un clima di decoro e di rispetto reciproco della dignità di ciascuno e di coltivare e sollecitare l’acquisizione di nuove capacità e conoscenze. O.G.M. esige che tutti i dipendenti conoscano le leggi e le normative applicate alle loro attività aziendali e che le attività aziendali siano condotte con rettitudine.

L’osservanza di quanto stabilito dal presente Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti di O.G.M. e, pertanto, la violazione del Codice può comportare l’irrogazione di sanzioni, compreso il licenziamento, o azioni per il risarcimento dei danni.

Tutti i Dipendenti devono:

conoscere ed osservare il presente Codice;
conoscere ed adeguarsi alle richieste e aspettative relative ai loro incarichi;
assumere la responsabilità per la propria condotta;
comprendere ed adeguarsi alla normativa ed alla politica societaria applicabili al proprio lavoro e segnalare violazioni della legge o del Codice al management;
consultare il proprio superiore o il management per ottenere chiarimenti circa l’interpretazione del Codice;
cooperare con eventuali indagini su una potenziale violazione di condotta etica o aziendale;
cooperare alla salvaguardia della reputazione di O.G.M. in tutti i rapporti d’affari;
detenere una copia del Codice o avere la disponibilità del suo accesso sulle cartelle di rete condivise e/o su Intranet;
proteggere i dati aziendali e le informazioni riservate di O.G.M. nonché quelle dei loro clienti, fornitori e dei terzi, i quali abbiano reso note informazioni confidenziali a O.G.M.;
adeguarsi in pieno alle leggi applicabili che controllano il finanziamento di attività terroristiche e il riciclaggio di denaro.

Se i Dipendenti hanno domande sull’eticità di qualsiasi situazione e/o comportamento, devono sentirsi liberi di discutere il problema con il loro superiore o con il responsabile di funzione o con il responsabile del personale. Verrà loro assicurata la riservatezza entro i limiti di legge.

Politica di tutela della salute e sicurezza sul lavoro ed ambientale

O.G.M. si impegna a realizzare le proprie attività salvaguardando la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, clienti, fornitori e delle comunità in cui opera, nonché l’ambiente circostante.

La sicurezza sul luogo di lavoro e l’incolumità fisica dei Destinatari rivestono la massima priorità per O.G.M., la quale programma accuratamente la prevenzione dei rischi per la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro, impartendo adeguate istruzioni ai Destinatari, in particolare ai propri dipendenti e valuta accuratamente i rischi che non possono essere evitati per contrastarli alla fonte e prendere tutte le necessarie ed adeguate contromisure.

In ogni progetto relativo ad impianti, processi e prodotti O.G.M. adotta le soluzioni e le tecnologie più opportune, efficienti ed economiche, al fine di tutelare la salute, ridurre al minimo il rischio di incidenti e l’impatto ambientale, ed assicurare un uso efficiente delle risorse.

O.G.M. considera fondamentale formare e motivare i Destinatari tutti e la comunità in cui opera sui temi relativi all’ambiente e alla sicurezza sul lavoro, per incoraggiarne la partecipazione, il coinvolgimento e l’impegno nella tutela dell’ambiente e nella prevenzione degli infortuni e si adopera affinché i propri fornitori adeguino gradualmente le loro attività, prodotti e servizi ai principi di questa politica.

O.G.M. si ispira ai principi fondamentali di ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività, ottimizzare l’impiego delle risorse, nonché produrre prodotti e servizi compatibili con l’ambiente e si impegna a migliorare continuamente la propria performance ambientale rispettando o superando i requisiti relativi alla propria gestione ambientale.

O.G.M. fa proprio il principio dello sviluppo sostenibile inteso quale elemento integratore di tutte le proprie attività rivolte alla comunità e alle generazioni future.

O.G.M. riconosce che è responsabilità di tutti i Destinatari applicare i principi della presente politica.

Rapporti con clienti

O.G.M. persegue il proprio successo di impresa sui mercati attraverso l’offerta di prodotti di qualità e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza. O.G.M. riconosce che l’apprezzamento da parte della propria clientela dei prodotti offerti è di primaria importanza per il suo successo di impresa.

Pertanto, i Destinatari del Codice che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione o mandato, gestiscono i rapporti con i clienti devono:

osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
non ledere, in maniera diretta o indiretta, la reputazione che O.G.M. ha conquistato nel corso degli anni nei confronti dei propri clienti;
fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti in modo che la clientela possa assumere decisioni consapevoli.

Qualora O.G.M. dovesse fornire i propri prodotti a favore di enti pubblici (anche attraverso la partecipazione a gare d’appalto) tutti i Destinatari del Codice dovranno attenersi scrupolosamente ai principi stabiliti dal seguente paragrafo 7.

Rapporti con i fornitori e conferimento di incarichi professionali

O.G.M. esige che nell’esercizio della propria quotidiana attività d’impresa i propri fornitori condividano e rispettino tutti i principi esposti ai precedenti articoli, ponendo quindi al centro della loro attività la tutela dei propri lavoratori e dell’ambiente.

O.G.M. al fine di avvalersi esclusivamente di Fornitori che rispettino i diritti umani e i principi esposti nel Codice si impegna a sottoporre agli stessi dei questionari con domande mirate riguardanti le tematiche giuslavoriste ed il rispetto dell’ambiente.

I Destinatari che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione o mandato, gestiscono l’approvvigionamento di beni, servizi e incarichi professionali devono:

osservare le procedure interne per l’approvvigionamento di beni servizi e incarichi professionali;
procedere alla scelta dei contraenti attraverso procedure chiare, certe e non discriminatorie;
selezionare solo persone e imprese qualificate e che godano di buona reputazione;
scegliere, tra una rosa di potenziali fornitori, quello che garantisce il miglior rapporto tra qualità e convenienza;
motivare e tracciare la scelta del fornitore / professionista;
curare che nessun rapporto venga iniziato con persone o enti che non abbiano intenzione di adeguarsi ai principi etici e di governance della società;
garantire che eventuali incarichi affidati a soggetti terzi per operare in rappresentanza e/o nell’interesse di O.G.M. siano sempre assegnati in forma scritta, e che sia eventualmente prevista una specifica clausola che vincoli all’osservanza dei principi etico-comportamentali adottati da O.G.M. come riflessi nel Codice;
richiedere a tutti i consulenti ed i fornitori l’impegno a rispettare rigorosamente le leggi e i regolamenti applicabili in Italia, nonché i principi e le procedure previste dal Codice apponendo eventualmente specifiche clausole nei relativi contratti;
garantire che siano effettuate sistematicamente tutte le attività di controllo previste dalle procedure aziendali, sia in fase di selezione che di successiva gestione del contratto;
assicurare la corretta archiviazione di tutta la documentazione prodotta nell’ambito del processo di approvvigionamento di beni, servizi e incarichi professionali;
liquidare i compensi in modo trasparente, sempre documentabile e ricostruibile ex post;
riferire immediatamente al proprio superiore o al management eventuali criticità emerse nel corso dei suddetti rapporti contrattuali e circa i dubbi in ordine a possibili violazioni del Codice da parte dei fornitori, collaboratori esterni e consulenti.

È altresì fatto divieto di:

riconoscere rimborsi spese in favore di fornitori, consulenti, professionisti e simili che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico svolto;
creare fondi a fronte di acquisizioni di forniture e /o servizi professionali inesistenti in tutto o in parte;
favorire, nei processi di approvvigionamento, fornitori e sub-fornitori e consulenti in quanto indicati da dipendenti della pubblica amministrazione come condizione per lo svolgimento successivo delle attività (ad es. affidamento della commessa, concessione della licenza, etc.);
farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando si possano creare situazioni di conflitto d’interesse.

Relazioni con la pubblica amministrazione

Ogni rapporto intrattenuto da O.G.M. con la Pubblica Amministrazione deve essere ispirato ai principi di trasparenza, correttezza, veridicità, collaborazione e buona fede; in ogni frangente O.G.M. si relazionerà rispettando la normativa vigente.

O.G.M., tutti i suoi dipendenti e, comunque, qualsivoglia soggetto si trovasse ad agire per conto della stessa, si impegna fermamente a non offrire, nemmeno per interposta persona, somme di denaro o qualsiasi altra utilità a pubblici funzionari, o a loro familiari, al fine di ottenere qualsivoglia vantaggio o per condizionarne la propria attività.

Ogni istanza rivolta alla Pubblica Amministrazione deve essere fondata su fatti e dati veritieri; di contro, O.G.M. si impegna a cooperare in piena trasparenza con la Pubblica Amministrazione nell’eventualità di richieste da quest’ultima avanzate.

I contributi, le agevolazioni o le sovvenzioni ottenute da O.G.M. e provenienti dalle Pubbliche Amministrazioni italiane o europee sono utilizzati esclusivamente per le finalità indicate nel provvedimento di concessione.

Trasparenza contabile e antiriciclaggio

O.G.M. crede fermamente che il corretto svolgimento dell’attività d’impresa non possa prescindere dalla veridicità e trasparenza di tenuta della propria contabilità.

Ciascuna operazione involgente O.G.M. deve essere, in primo luogo, preventivamente autorizzata da soggetti dotati dei necessari poteri. Successivamente, la transazione deve essere portata avanti in conformità con l’approvazione ricevuta e la sua rendicontazione contabile deve essere accurata e completa. A tal proposito O.G.M. mira, inoltre, a realizzare un sistema di controllo amministrativo interno sempre aggiornato e via via più sofisticato e in grado di evitare la commissione di errori di sorta.

Ogni rapporto di O.G.M. con qualsivoglia controparte deve essere lecito e non deve mai essere connesso, nemmeno indirettamente, con il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite.

Sul punto O.G.M. garantisce di rispettare tutte le normative nazionali e sovranazionali in materia di antiriciclaggio e di approntare dei controlli interni miranti a determinare con precisione l’identificazione delle controparti, al fine di tracciarne anche i relativi pagamenti.

Tutela della Privacy

O.G.M. è consapevole che la conservazione e l’uso dei dati personali costituisce un tema molto importante e sentito da parte della collettività.

Nel quotidiano svolgimento delle proprie attività O.G.M. entra in relazione con svariate tipologie di dati provenienti dai vari soggetti con i quali intrattiene contatti. A tal proposito O.G.M. agisce sempre nel pieno rispetto della normativa sia nazionale sia europea applicabile in materia, con l’obiettivo di svolgere in ogni frangente un corretto utilizzo e trattamento dei dati altrui in suo possesso.

Al fine di svolgere la propria attività nel costante rispetto delle normative vigenti, O.G.M. ha approntato una completa informativa da far sottoscrivere ai titolari dei dati nei casi in cui questa è richiesta e si impegna in ogni caso a trattare i dati altrui per finalità esclusivamente connesse con la propria attività d’impresa. Inoltre, O.G.M. garantisce un elevato livello di sicurezza dei propri sistemi informatici anche mediante il loro continuo aggiornamento.

Monitoraggio e Sanzioni

O.G.M. si impegna a condurre ispezioni e a vigilare allo scopo di monitorare l’osservanza costante del Codice da parte sua, dei propri dipendenti e dei propri fornitori.

Nel caso di accertamento di violazioni, O.G.M. cercherà di porre immediatamente in essere ogni possibile rimedio atto a salvaguardare il rispetto dei principi del Codice.

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti di O.G.M., ai sensi e per gli effetti della normativa applicabile. Pertanto, la violazione delle norme del Codice costituisce per i dipendenti inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro stesso e potendo, altresì, comportare azioni per il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

Per i Destinatari che non siano dipendenti, l’osservanza del Codice costituisce presupposto per la prosecuzione del rapporto commerciale/professionale/collaborativo in essere con O.G.M.; pertanto, la violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni subiti da O.G.M..

Tutti i Destinatari sono tenuti a conoscere il Codice, a contribuire attivamente alla sua attuazione ed a segnalare eventuali carenze o violazioni della legge o del Codice, senza timore di punizioni o ritorsioni.

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